Jeder Anbieter von Neukundenansprache berichtet Termine. Nur wenige definieren sie. Die Definition entscheidet, ob die Zahl etwas bedeutet, und sie entscheidet, was das Vertriebsteam des Kunden am Montagmorgen im Kalender vorfindet.

Vier Bedingungen, alle zugleich

Erstens passt das Unternehmen: Es gehört zur im Mandat vereinbarten Zielkundenliste, mit dokumentierter Begründung für die Aufnahme. Ein interessantes Unternehmen außerhalb dieser Liste ist ein Signal für den Bericht, kein Termin.

Zweitens entscheidet die Person oder prägt die Entscheidung: ein benannter Entscheider oder jemand mit definierter Rolle bei der Bewertung des Angebots. Ein Gespräch mit einer Assistenz, einer Vorzimmerfunktion oder einem Freiwilligen ohne Mandat zählt nicht.

Drittens hat die Person gesagt, warum sie sprechen möchte. Eine Antwort, die einen Grund nennt, und sei er noch so knapp, ist etwas anderes als ein aus Höflichkeit oder Neugier angenommener Termin. Der Grund wird festgehalten und mit dem Termin übergeben.

Viertens hat das Gespräch stattgefunden. Ein gebuchter Termin ist eine Absicht. Ein Nichterscheinen wird neu terminiert, nicht gezählt. Nur ein wahrgenommenes Gespräch ist ein Termin.

Was bewusst nicht zählt

Bitten um Unterlagen, gegen einen Anreiz gebuchte Termine, Gespräche mit Personen ohne Einfluss auf den Kauf und Unternehmen, die nie im Mandat waren. All das wird berichtet, weil es Marktfeedback ist. Nichts davon ist ein Termin.

Warum sich die strengere Definition auszahlt

Auf dem Papier erscheinen weniger Termine. Mehr davon führen zu Abschlüssen. Das Vertriebsteam lernt, dem Kalender zu vertrauen statt ihn zu sieben, und die Zeit vom ersten Gespräch bis zum Angebot verkürzt sich, weil die Person auf der anderen Seite bereits weiß, warum sie dort ist. Wo ein Mandat ein Honorar je Termin vorsieht, schützt die Definition auch den Kunden: Berechnet werden nur Termine, die alle vier Bedingungen erfüllen.

Wie es im Bericht erscheint

Jeder Termin wird mit Unternehmen, Person und Rolle, dem genannten Grund, dem Kontaktverlauf und dem vereinbarten nächsten Schritt aufgeführt. Ein Leser kann jede Zeile gegen die Definition prüfen. Genau dafür wird sie aufgeschrieben.